Interne communicatie vanop de HR-afdeling: enkele concrete tips

Hallo! Ik ben Zahra; misschien herinner je je nog de blogs met tips over het gebruik van LinkedIn en het schrijven van je cv? Juist: die heb ik geschreven! Ondertussen zit ik al ruim zes maanden bij Fiduciaire Ten Hove: een accountancy kantoor in Borsbeek. Zij konden namelijk ondersteuning gebruiken bij het zoeken naar nieuwe werknemers en bij de communicatie naar zowel het team als op social media.

Communicatie, niet vanzelfsprekend maar wel een pittige uitdaging

Eerst en vooral startte ik zelf met een open communicatie naar het team. Ik was nieuw en nog een onbekende, dus maakte ik een korte elevator pitch via een video voor intern gebruik. Ik legde uit wie ik was, wat ik bij hen kwam doen en wat de verwachtingen waren. Op die manier was het voor iedereen snel duidelijk en verliep het iets sympathieker dan met een ‘simpele hey’.

Ik maakte ook meteen een anonieme vragenlijst op om de goede punten en de werkpunten te ontdekken van de organisatie. Hieruit kwamen erg nuttige resultaten en het werd snel duidelijk dat heel veel zaken relatief gemakkelijk konden worden opgelost door meer aandacht te besteden aan, je raadt het al, communicatie. Werk aan de winkel!

Maak interne communicatie persoonlijk

Communicatie bij Ten Hove voornamelijk bestond uit mailverkeer. Niet zo persoonlijk, natuurlijk. Daarom introduceerde ik de tool Microsoft Teams. Ik zette een duidelijke structuur op voor elke afdeling zodat de communicatie niet door elkaar loopt. Daarna maakte ik een algemene video-tutorial om iedereen wegwijs te maken met de nieuwe tool. Zo kon iedereen op zijn eigen tempo de tool opstarten en vragen stellen indien nodig. Geen uren verspild met een meeting of overlegmoment dus.

Het resultaat mag er wezen: het intern mailverkeer is met 50% verminderd! Zeker in deze coronatijden blijkt het een fantastisch kanaal om met elkaar in contact te blijven en dit op een veel informelere en persoonlijkere manier. Teams is hier ondertussen zodanig populair dat het ook gebruikt wordt voor de communicatie met klanten. Mission accomplished!

Teammeetings: niet enkel sfeer en gezelligheid

Het wordt nogal snel vergeten, maar een agenda opstellen is een cruciale taak voor het welslagen van een teammeeting. Het zorgt ervoor dat er niet enkel cijfers en droge materie besproken worden, maar ook zaken als het welzijn van de werknemers. Door een goeie structuur aan te reiken bij Ten Hove, werd altijd elk belangrijk punt op de agenda besproken én voelde iedereen er zich fijn en gehoord.

Ook in een feedbackgesprek is communicatie van het grootste belang. Daarom bezorgen we de werknemers op voorhand een blad met richtvragen zodat zij zich goed kunnen voorbereiden op het gesprek en niet plots met hun mond vol tanden staan. Verder zorgde ik er ook voor dat er een evaluatiedossier werd opgesteld waar achteraf alle documenten bijgehouden kunnen worden zodat de informatie uit zo’n gesprek niet verloren gaat.

Social media voor dummies

Als je communicatie zegt, dan zijn social media natuurlijk niet meer weg te denken. Voor sommige bedrijven is het gewoon moeilijk om content te creeëren omdat ze weinig inspiratie hebben. Idem voor Ten Hove. Daarom maak ik per maand een contentkalender op met alles wat er binnen het team speelt: vacatures, nieuwe klanten, tevreden klanten, testimonials, secretaressendag, teamlunch,…

De persoonlijke twist gaf ik door teamfoto’s te gebruiken in plaats van stockfoto’s. Zijn die altijd perfect en 100% professioneel? Nee, maar ze werken wel, want dat is hoe onze volgers en klanten ons kennen. Omdat het om content gaat die vanzelf komt, krijg ik het team hier ook heel snel in mee. Zo liet ik elke collega een persoonlijk verhaal schrijven wat op LinkedIn en intern via Teams verspreid werd. De collega’s leren elkaar beter kennen en onze positionering wordt alsmaar sterker.

Simplification

Eenvoud siert. Ook intern. Je hoeft dus niet bij elke nieuwe aanwerving of sollicitatie het warm water opnieuw uit te vinden. Voor Ten Hove maakte ik een onboarding-lijst op voor nieuwe werknemers. Iedereen die nieuw is kan op die checklist duidelijk zien wat er (wanneer) van hen verwacht wordt. Ook begeleiders kunnen de lijst gebruiken om starters op te leiden.

Voor de sollicitaties zelf maakte ik een tien-stappen-plan. Wat moet je zeggen, wat moet je vragen, wanneer stuur je een bevestigingsmail enzovoort. Op die manier gebeurt elke sollicitatie op dezelfde wijze en worden er geen stappen overgeslagen of krijgen kandidaten al dan niet per ongeluk een voor- of nadeel op hun concurrenten. In diezelfde optiek zorgde ik ook dat er een template kwam voor loonvoorstellen. Ook dat proces moet immers helder verlopen en: iedereen gelijk voor de wet!

Wat vinden Stefan & Dirk van Ten Hove hier nu zelf van?

“Tot hiertoe hebben we het als een echt succes ervaren om Zahra bij ons in het team te nemen. Ze heeft nu al meer dan de helft van doelstellingen bereikt. Ze heeft ons ontzettend ontlast, waardoor wij ons op onze kernactiviteit konden focussen: accountancy. Zahra nam de HR en communicatiezaken op haar. Hierdoor kreeg HR de verdiende aandacht en werd het ook professioneler ingevuld. Er is nu een duidelijkere & betere communicatie richting medewerkers. Kortom: Zahra is een enorme toegevoegde waarde in onze interne organisatie!”

Gebruik dus zeker bovenstaande tips als je de communicatie binnen jouw bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen. Kan je ook wel een extra paar handen gebruiken om dit in praktijk te brengen? Contacteer ons vrijblijvend voor info, wij helpen je graag verder om ook bij jou te komen ondersteunen!