6 concrete projectmanagement tips waarmee iédereen aan de slag kan

Een project succesvol managen van A tot Z met oog voor planning, timing en budget, het lijkt vaak een hele opgave. In veel bedrijven oefenen project managers niet voor niets een aparte functie uit om het overzicht te bewaren. Toch heeft elke young professional baat bij een goede basis projectmanagement skills om eigen projecten met glans af te ronden. Hieronder delen wij alvast enkele basistips met jou! Zo weet je waar je aan begint en welke valkuilen je het liefst vermijdt. Ben je klaar om volledig in je project planning te duiken? Let’s go!

Back to basics

Zoals het een goede project manager betaamt, duiken we natuurlijk niet roekeloos in deze tekst, want voorbereiding is key. We kijken eerst naar het macroniveau in de vorm van een korte achtergrondschets, om vervolgens in te zoomen op het microniveau in de vorm van tips. Net op dezelfde manier waarop je het best jouw nieuwe project aanpakt. Eigenlijk vind je hier dus al meteen een gouden tip, want voor je ergens start, onderzoek je eerst de context van de organisatie en het project en achterhaal je wat de missie, visie of strategie is. Daarna bepaal je de concrete details. De vraag die in de context van deze blog op macroniveau belangrijk is: wat is projectmanagement eigenlijk? Wel, een duidelijke definitie luidt als volgt:

“Projectmanagement is het proces van het maken, organiseren en uitvoeren van een plan om bepaalde doelen en/of resultaten te bereiken.”

Uit die uitleg blijkt al meteen waarom projectmanagement skills nuttig zijn voor iédereen. Ongeacht in welke sector je actief bent, je werkt altijd ergens mee aan een specifiek project of een opdracht met een einddoel. Vlotte projectmanagement skills zijn mooi meegenomen om dat doel succesvol te bereiken. De volgende vraag is een handige hulpvraag die je jezelf altijd kan stellen wanneer je aan een nieuwe opdracht begint:

Kan je binnen de voorziene timing en met het voorziene budget de beloofde diensten en/of producten afleveren aan de juiste kwaliteit?

Scope, budget en timing zijn de drie bouwstenen van de projectmanagement driehoek. Ze beïnvloeden elkaar onderling, waardoor een project planning regelmatig verandert en die veranderingen de kwaliteit van het eindresultaat affecteren.

Maar... genoeg achtergrond. Tijd voor the real deal en laten we eerlijk zijn de enige reden waarom je op deze blog hebt geklikt: de tips!

#Tip1: goals, goals, goals

Het woord 'doelen' zal véél vallen in de context van je project. Die doelen bereiken is - surprise surprise - natuurlijk waar je naar toewerkt tijdens je opdracht. Om te weten welke richting je uitgaat, is het aan te raden om jouw doelstellingen te formuleren voor de start van je project. Zo is er vanaf het begin veel duidelijkheid voor alle betrokken partijen en zoals eerder gezegd: voorbereiding is key! Hier alvast drie handige vragen om die doelstellingen samen met je projectpartners te bepalen:

1. Wat is de reden van het project
   
2. Waarom doe je dit project?
   
3. Wat wil je bereiken?

Maak die doelstellingen bovendien SMART.

Wanneer je de missie, visie en strategie van de organisatie al goed kent, kun je makkelijker concrete en haalbare doelstellingen opstellen. Die gouden tip van bovenaan dus zeker niet vergeten. Heb je je doelstellingen bepaald? Dan moet je als laatste stap even nadenken over de Key Performance Indicators (KPI's) of hoe je op het einde kan meten of je doel al dan niet bereikt is en op welk kwalitatief niveau.

#Tip2: scope it like it's hot

In de scope van je project vertaal je de doelstellingen van je project naar een afgebakend werkdomein met specifieke vereisten en taken. Of je nu in marketing, hr of een andere sector actief bent: het bepalen van de scope geeft jou veel meer rust in je hoofd. Vaak is die scope aan het begin van het project heel duidelijk, maar verlies je na een tijdje de focus doordat er zoveel andere taken naast komen.

Door de reikwijdte van je project af te bakenen, stel je zelf van bij het begin duidelijke grenzen. Dat maakt het makkelijker om bijvoorbeeld eens 'nee' te zeggen tegen taken die niet binnen jouw scope passen. Natuurlijk kan je niet altijd op alle andere taken 'nee' zeggen, maar zo heb je per project wel een beter overzicht van je prioriteiten. Een handige hulpvraag voor jezelf om te beslissen of je er nog iets bij kan nemen:

Heb ik nog ruimte binnen mijn planning om deze taak erbij te nemen, zonder dat ik de timing van mijn einddoel in gevaar breng?

Minder stress, meer focus en meer eindresultaat. That's the way we scope it!

#Tip3: who's at stake?

Je weet waar je naartoe werkt en je weet welk aandeel jij hebt in de taken van het project. Dan is het tijd om op te lijsten welke stakeholders allemaal betrokken zijn bij de opdracht. Stakeholders binnen een project zijn:

Iedereen betrokken bij het project of mensen die beïnvloed worden door het project op een positieve of negatieve manier.

Bij de stakeholders maak je een onderscheid tussen interne stakeholders binnen je eigen bedrijf zoals het management en collega's en externe stakeholders zoals klanten en leveranciers. Wanneer je jouw stakeholders in kaart brengt, stem je jouw communicatie en beslissingsproces hier mee op af.

Extra tip: lijst bijvoorbeeld jouw verwachtingen of betrokkenheid van de klant op en bespreek deze vervolgens met de klant. Zo slaag je erin jouw beslissingen nog beter af te stemmen voor het beste resultaat.

#Tip4: what's your number?

Om te kijken hoe je een doelstelling gaat bereiken, is het noodzakelijk om te weten hoe groot je budget is. Die informatie is belangrijk om te weten welke opties je al dan niet moet uitsluiten en wat haalbaar is of niet. Kan je zelf niet bepalen wat het budget is? Vergeet dan zeker niet op voorhand te vragen hoeveel budget het management voor je project uittrekt. Op die manier kan je binnen de scope en de aangegeven timing bewuste keuzes maken om het doel te bereiken.

Extra tip: wees flexibel binnen je budget en calculeer extra marge in. Tijdens het project zelf varieert het oorspronkelijke budget wel eens door onverwachte kosten of onverwachte meevallers. Maar hey, dat wist je natuurlijk al uit die projectmanagement driehoek hierboven!

#Tip5: high on timing

Waar doelstellingen aan het begin van je project heilig zijn, is de timing van je project op het einde nog net iets heiliger. De timing is cruciaal om het project succesvol te beëindigen. Stel dus concrete deadlines op en communiceer met alle partners binnen het project over de verwachtingen van tijd. Ook hier moet je jezelf flexibel opstellen, net zoals bij scope en timing, omdat deze drie factoren elkaar voortdurend beïnvloeden en de planning regelmatig doen wijzigen.

Extra tip: zit je in tijdsnood of loopt er iets mis? Communiceer ook dan zeker met de betrokkenen bij het project. In het beste geval vind je samen een tweede oplossing om het project toch nog zo succesvol mogelijk af te ronden. Zo creëer je ook een goede vertrouwensband.

#Tip6: (don't) take the risk

Het is zover. Je hebt alle bovenstaande informatie verzameld en je project planning is helemaal klaar. Good job! Tijd om te beginnen dan? Nog niet! Een planning is het goede begin, maar je moet ook hier rekening houden met externe factoren. Door op voorhand al na te denken over enkele risico's die het project of de opdracht met zich meebrengen, kun je bepaalde factoren die het einddoel in gevaar brengen al voor zijn. Denk dus na over:

Welke risico's kunnen ervoor zorgen dat het beloofde eindresultaat binnen de voorziene tijd en met het voorziene budget niet behaald wordt?

Door daar antwoorden op te formuleren tijdens het maken van de planning ben je nóg beter voorbereid. Je slaagkansen? Die verhogen weer!

Dat je aan het einde van deze blog bent geraakt, betekent dat ook jij het nut van die basis projectmanagement skills inziet. Dat kunnen we alleen maar toejuichen. Vanaf nu gaat projectmanagement vlotjes en ben jij klaar om anderen te verwonderen over hoe jij die planning zo goed aanpakt. Succes!

Kunnen jouw planning powers toch nog een extra boost gebruiken? Zit je nog met vragen, of wil je gewoon nog meer concrete tips? Stuur ons dan gerust een berichtje en dan kijken we samen met onze consultants hoe we jou (op weg) kunnen helpen! Teamwork makes the dream work.