Een open feedbackcultuur dankzij intervisie

Feedback krijgen. Het is iets waar we rationeel allemaal het nut en belang van inzien, maar emotioneel toch al eens over in weerstand gaan. Met andere woorden: er is een behoorlijke kloof tussen theorie en praktijk. Met de stijgende druk op bedrijven en teams en ook nog eens de generatie millenials en generatie Z die er quasi om smeken, wordt de nood echter urgent. Want die feedback helpt hen groeien dus ze kunnen vooruit. Voor een manager of werkgever niet altijd evident om elke week of zelfs elke maand een aantal uurtjes in die drukke agenda te blokkeren en een feedbacksessie in te lassen. Hoeft ook niet, want gelukkig is er minstens evenveel waardevolle feedback te vinden bij je peers!

Niet voor de hand liggend om gracieus met feedback - of zoals de young potentials het vaak ervaren - ‘kritiek’ om te gaan. Zeker niet voor consultants. Je werkt namelijk van project tot project en komt om de haverklap in een nieuwe omgeving en een nieuw team terecht. Voor starters betekent dat vooral nu en dan tegen dezelfde lamp lopen. Daarom vragen we binnen First Floor op gezette tijden de collega’s om hulp. Hoe zij met bepaalde situaties om gaan en welke learnings en best practices ze ons kunnen meegeven vanuit hun dagdagelijkse ervaring: enter ‘intervisie’.

Inter-watte? Intervisie.

Een intervisie is een georganiseerd moment waar je samen met collega’s werkgerelateerde challenges oplost. Je schetst als het ware een situatie of een uitdaging waar je op dat moment tegenaan loopt. Dit kan zowel inhoudelijk zijn en over je takenpakket gaan maar kan evengoed gaan over zaken als bijvoorbeeld vertrouwen krijgen, zelfstandig werken of interne communicatie.

Het doel van zo’n intervisiemoment is om samen met je collega’s aan de hand van concrete tips en suggesties jouw case ‘op te lossen’. Vaak hebben collega-consultants in het verleden soortgelijke zaken meegemaakt en zijn zij dus de beste bron van advies. Ook het feit dat er iemand van buitenaf even jouw situatie objectief kan bekijken, zorgt ervoor dat er oplossingen aangereikt worden waar je zelf soms niet eens aan zou denken. De situatie aanpakken moet je dus wel nog steeds zelf doen, maar op het einde van de sessie heb je wel enkele concrete next steps.

Hoe gaat het in zijn werk? Praktisch.

Tijdens een intervisiemoment zit je samen met een aantal collega’s. Dit hoeven niet per se collega’s te zijn die ook op jouw afdeling werken. Bij First Floor maken we bijvoorbeeld groepjes van gemiddeld zes en in die groepjes maken we een mix van zowel ervaren en minder ervaren consultants. Naast de deelnemers van de intervisie, sluit er ook altijd een facilitator aan die waakt over de structuur van het gesprek.

De structuur van het intervisiegesprek hebben we bij First Floor opgebouwd rond de OASE-methode. OASE is een acroniem en staat Onderzoek, Appreciatie, Suggesties en Evaluatie. Door die stappen te volgen zorg je ervoor dat iedereen aan het woord komt, maar ook dat er geluisterd wordt. Het is belangrijk om tijdens een intervisie suggesties en oplossingen te krijgen zonder dat er met de vinger gewezen wordt of dingen afgeschoven worden.

In de onderzoeksfase ga je de situatie schetsen, maar dit aan de hand van de vragen die je krijgt van je collega’s. Het probleem of de situatie omschrijf je in één zin zoals bijvoorbeeld: ‘Ik vind het moeilijk om mijn leidinggevende ervan te overtuigen dat ze moeten inzetten op Instagram als verkoopkanaal.’ De anderen proberen dan de situatie in te schatten door ‘onderzoek’ te doen en vragen te stellen als: ‘Waarom vind je dat moeilijk?’, ‘Wat heb je al geprobeerd om dit bespreekbaar te maken?’, enzovoort.

Als de situatie helemaal duidelijk is, komt de tweede fase: appreciatie. Hier krijg je als het ware enkele complimenten van je collega’s want zij gaan je vertellen wat je al goed hebt gedaan. Het is heel belangrijk om die complimenten te aanvaarden en te noteren zonder dat je er zelf op ingaat. Gewoon even aanvaarden is soms al moeilijk genoeg 😉 .

De voorlaatste fase is voor velen de leukste want hier mogen eindelijk suggesties gegeven worden. Je collega’s mogen dan met concrete tips komen van hoe je de situatie kan aanpakken, wat je kan zeggen, welke tools je kan gebruiken enzovoort. Ook de facilitator kan hier nog aanvullende feedback geven. In deze fase ga je ook weer alle informatie opnemen zonder te reageren of je collega’s te onderbreken.

Om af te sluiten ga je al die tips en feedback evalueren. Wat neem je mee en met welke tips ga je concreet aan de slag? Wat ga je omzetten in concrete acties en wat denk je dat dat zal opleveren. Het einddoel is naast al die extra inzichten ook een concreet committment.

What's in it for you?

Intervisie is als organisatie investeren in kennisdeling binnen je team. Het start vanuit de idee dat er in teams zelf heel wat kennis en knowhow aanwezig is en wil deze ook benutten en ruimte geven. Je deelt onderling je ervaringen, je krijgt tips en feedback van je collega’s en je kan aan de slag gaan met nieuwe ideeën. Zo kan bijvoorbeeld een meer ervaren HR consultant tips geven aan een startende HR consultant die nog geen ervaring heeft met het zoeken van bepaalde profielen. Maar ook – en daar geloven we heilig in bij First Floor! – zo kan een Marketing Consultant ook tips geven vanuit hun expertise aan de HR collega’s en vice versa.

Intervisie zorgt er – naast praktische oplossingen en kennisdeling - ook voor dat je niet het gevoel hebt dat je alleen moet zoeken naar een oplossing. Het geeft je de geruststelling dat je kan praten over je moeilijkheden en dat er ruimte is om hier samen met je collega’s over na te denken. Het resultaat? Je leert supersnel bij, voelt je nooit alleen en groeit nog sneller uit tot een ‘above average professional’. Goed voor jou én voor je organisatie!

Vragen over intervisie? Twijfel dan niet om contact met ons op te nemen! Karen@firstfloorcareers.be